Explicación Técnica  

Con la finalidad de dar coherencia organizativa a los registros, éstos se distribuyeron en forma cronológica alfabética. En el caso de las fuentes manuscritas, los registros inician con los apellidos y nombre o nombres del emisor; enseguida va el resumen de contenido, el lugar de expedición y la fecha (día, mes y año), el tipo de documento (carta, recibo, recado, telegrama, etcétera) que se indica con su respectiva abreviatura, la clasificación y el número de fojas. Se continúa con las notas: la descriptiva (N.D.), en donde se consignan las particularidades del documento (membrete, sello, timbre, etcétera); la relativa a anotaciones manuscritas de Rivera (N.R.), y la aclaratoria (N.A.), en la que, en caso de ser necesario, se da claridad o se amplía la información sobre el documento o el tema al que se refiere.

En relación con los documentos manuscritos coloniales, así como apuntes o borradores de Rivera, se consigna la autoridad generadora o el autor, título, lugar y fecha de expedición, número de fojas y la inicial (M.) de manuscrito. A continuación, el comentario, la clasificación y las notas.

Con respecto a los artículos de periódicos, se registran de la siguiente manera: autor, título del artículo, nombre del periódico, lugar de publicación, época, volumen, tomo, año, número, fecha y páginas; en el caso de recortes, se registran los elementos que éstos contienen y la abreviatura (R.P.) Después sigue el contenido, las notas y la clasificación.

Es necesario aclarar que si en las fuentes hay elementos faltantes, pero que fue posible averiguarlos, éstos se consignan entre corchetes la primera vez y en las siguientes sin corchete.

Con la finalidad de facilitar la búsqueda y recuperación de la información, se elaboró una base de datos contenida en un disco compacto.

Por último, hay que señalar que al término de los registros que conforman el año 1916, en el Tomo II, se encuentra un apartado más en el que se han agrupado todos aquellos registros de los que resultó difícil su ubicación cronológica y lugar, y que por lo tanto se han clasificado bajo el rubro “Sin fecha”. La búsqueda de estas fichas puede hacerse a través de los demás campos (Autor, palabras en el título, etcétera) o en su caso, desde la opción de búsqueda preparada especialmente para mostrar este grupo de fichas sin fecha.

Rocío Meza Oliver